Desde un punto de vista general, una negociación es el paso previo a un acuerdo o transacción. Aunque el término es mayormente utilizado en el entorno profesional, laboral o mercantil, la realidad es que todos incurrimos en procesos de negociación continuamente, incluyendo el plano personal. Es por ello importante conocer la dinámica de las negociaciones con el objetivo de alcanzar el mejor acuerdo posible.
Una negociación es todo acuerdo alcanzado entre dos o más partes de forma sabia y eficiente, y cuyo proceso ha mejorado (o al menos, no ha dañado) la relación entre las mismas (Getting to Yes, Robert Fisher & William Ury). El cómo llegar a este resultado está totalmente condicionado por nuestra propia actitud y la práctica. No en vano, hay que recordar que las negociaciones son conducidas por personas (aunque ya existen progrmamas basados en inteligencia artificial) y, por tanto, existen patrones repetitivos y una gran carga emocional. La intuición, la espontaneidad y la inteligencia emocional son también componentes que influyen en la negociación y que deben ser usados cuando ésta se complica. Los siguientes puntos son básicos para aumentar la probabilidad de cerrar una negociación - entendiéndose ésta en los términos comentados con anterioridad.
1. Justificación previa. Toda negociación debe empezar con una explicación que justifique nuestra propuesta y muestre claramente nuestros intereses. Lanzar una propuesta (sea relativa a una cantidad económica, un plazo, o cualquier otro término a negociar) sin una debida justificación es síntoma de falta de objetividad y, por tanto, tendrá pocas probabilidades de éxito.
2. "Quién propone primero, propone más fuerte". La parte negociadora que muestre su postura en primera instancia tiene más posibilidades de poner la negociación a su favor. Esto se debe a que la primera propuesta crea un punto de partida en el proceso que se convierte en un ancla psicológica muy fuerte para las demás partes. Esta posición debe ser previamente justificada, tal y como se ha mencionado anteriormente, mostrando así objetividad.
3. Negociar sobre intereses, no sobre posiciones. Normalmente, solemos negociar sobre posiciones que vamos adaptando según veamos la reacción de la otra parte. Es común ver cómo dos partes empiezan una negociación con posturas opuestas y van acercando posiciones a medida que el proceso avanza y, simplemente, en base a la actitud, más o menos receptiva, de la otra parte. Cualquier buen negociador debe ser capaz de comunicar sus intereses así como conocer (preguntar, detectar) los de la otra parte.
4. Separar el problema de las personas. Es importante diferenciar entre el asunto que se negocia y las personas con las que estamos negociando o, en otros términos, entre el objeto y los sujetos. Cuando no logramos un acuerdo, solemos achacarlo a la/s persona/s que tenemos en frente. Aun cuando esto pudiera ser cierto en algún caso, el proceso será mucho más eficaz si somos capaces de ser estrictos y racionales tratando el punto a negociar, mientras mantenemos una actitud comprensiva y humana con la persona que negociamos, con el fin de garantizar una comunicación fluida y educada.
5. Negociaciones flexibles y alternativas. Como ya se ha comentado, una negociación es un proceso entre sujetos - por tanto, lleva implícito un matiz de subjetividad - para alcanzar un resultado que se acepta como objetivo por las partes implicadas. Este hecho refleja la importancia de reconocer que nuestros intereses no son absolutos y que, al contrario, deben moverse en un rango de posibilidades. Es por ello esencial preparar previamente alternativas que puedan platearse facilitando así la discusión y el posterior acuerdo.
De los anteriores consejos se puede deducir que una negociación implica una dedicación y horas de trabajo. La mayoría de personas ven una negociación como un juego en el cual no hace falta preparación, confiándose meramente en su intuición y buen hacer durante el proceso. Esta mala praxis lleva a procesos de negociación y acuerdos ineficientes en el tiempo y en los términos. Una negociación empieza antes de sentarnos en la mesa de reuniones y termina después de que estrechemos nuestra mano una vez logrado el acuerdo. Se estima que, del total del tiempo empleado en una negociación, el 70% es trabajo previo de preparación (investigación, definición de intereses y búsqueda de alternativas), el 10% corresponde a la propia negociación, y el 20% es el tiempo dedicado a la post-negociación, durante el cual se oficializan y ejecutan las condiciones pactadas.
Por último, indicar que no llegar a un acuerdo es un resultado totalmente aceptable en una negociación, y en muchos casos, incluso "el mejor acuerdo posible".